Surat Peminjaman Tempat (Contoh Surat Peminjaman Gedung, Tempat Kegiatan, Pinjam Pakai Alat)

Makalah.id – Bagi yang sering menjadi panitia di sebuah event atau bekerja dalam bidang persuratan tak asing dengan surat peminjaman tempat. Proses pembuatannya juga tidak memerlukan waktu yang banyak, namun tetap harus memperhatikan format penulisan yang tepat. Surat peminjaman tempat sendiri merupakan surat yang dipergunakan untuk meminjam tempat tertentu untuk melakukan kegiatan tertentu pula.

Sebelum membuat surat peminjaman tempat, ada baiknya mencari target tempat yang akan dituju kemudian mencari informasi terkait dengan tempat tersebut. Pembuatan surat peminjaman tempat berbeda dengan penulisan surat undangan perusahaan. Meskipun begitu surat peminjaman tempat juga termasuk dalam surat resmi karena terdapat kop surat dan ditulis untuk kepentingan resmi. Pengiriman surat peminjaman tempat tidak diberikan hanya surat ini saja, melainkan dilampiri dengan proposal kegiatan.

Proposal kegiatan sendiri merupakan rencana yang ditulis dalam rancangan kerja suatu kegiatan yang meliputi tahap pengumpulan, pengolahan, analisa dan juga penyajian data. Proposal ini biasanya ditulis dengan sistematis agar menarik minat pembaca.

Ciri Ciri Proposal Kegiatan adalah :

  1. Penulisan ringkas
  2. Proposal dipakai untuk media informasi
  3. Berisi latar belakang suatu kegiatan, tujuan, sasaran, target, waktu pelaksanaan, kontak person yang bisa dihubungi, jadwal acara (rundown), media sponsorship dan media partner, saran dan penutup
  4. Proposal umumnya didesain semenarik mungkin
  5. Proposal menitik beratkan pada kualitas bukan kuantitas

Proposal kegiatan sangat penting dalam menunjang surat peminjaman tempat karena proposal mempunyai power untuk mendapatkan dukungan dari pihak tertentu dalam wujud tertentu. Kegiatan yang tidak menggunakan surat perminjaman tempat beserta proposal biasanya tidak memiliki kejelasan tentang kegiatan yang diadakan, latar belakang kegiatan, waktu dan juga lokasi, sasaran, susunan kepanitiaan, anggaran dasar dan PIC (person in charge – orang yang bertanggung jawab) terhadap kegiatan tersebut. Sehingga kegiatan yang tidak memiliki surat peminjaman tempat dan proposalnya dianggap tidak serius, tidak baik dan kemungkinan tidak aka nada orang yang berkenan untuk membantu kegiatan tersebut.

Surat peminjaman tempat dan proposal kegiatan adalah satu paket yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi. Masing masing tidak bisa berjalan sendiri sendiri. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada pembuatan proposal kegiatan, seperti :

  1. Penyusunan proposal kegiatan menunjukkan lembaga ataupun siapa yang mengadakan kegiatan tersebut (biasanya orang yang membuat proposal kegiatan seperti ini memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan)
  2. Persiapan bahan bahan dan juga berbagai informasi yang bisa menjadi referensi, rekomendasi ataupun pedoman
  3. Penyusunan proposal ini dilakukan dengan sistematis, menarik dan juga realistis
  4. Setelah proposal setengah jadi, biasanya dibahas dalam forum musyawarah atau rapat untuk disetujui secara bersama sama ataupun direvisi
  5. Proposal kegiatan beserta surat peminjaman tempat yang telah sempurna bisa didistribusikan terhadap pihak pihak yang dituju, baik eksternal ataupun internal

Ada beberapa contoh surat peminjaman tempat yang bisa dijadikan sebagai referensi :

1. Contoh Surat Peminjaman Tempat dan Alat

Tak hanya sekedar tempat saja, namun peminjaman alat juga harus disertai dengan surat juga. Surat peminjaman tempat bisa disatukan menjadi satu dengan peminjaman alat. Berikut adalah contoh surat peminjaman tempat dan alat :

CONTOH SURAT PEMINJAMAN TEMPAT DAN ALAT

CONTOH SURAT PEMINJAMAN TEMPAT DAN ALAT

2. Contoh Surat Pinjam Pakai Gedung

Bukan hanya tempat out door saja yang memerlukan surat peminjaman tempat, namun pemakaian gedung juga harus menggunakan surat tersebut. Penulisan surat peminjaman ini juga harus menerangkan tujuan penggunaan dari peminjaman gedung ini. Format penulisan contoh surat pinjam pakai gedung dibawah ini bisa dijadikan sebagai referensi :

CONTOH SURAT PINJAM PAKAI GEDUNG

CONTOH SURAT PINJAM PAKAI GEDUNG

3. Surat Peminjaman Gedung Pemerintah

Meminjam gedung pemerintah untuk tujuan tertentu, seperti workshop, seminar, lokakarya atau bahkan pelatihan tetap harus menggunakan surat peminjaman sebagai dasar utama, bukan sekedar menggunakan lisan saja. Peminjaman gedung dengan menggunakan lisan tidak disarankan karena tidak bisa dipertanggung jawabkan. Dibawah ini adalah contoh surat peminjaman gedung pemerintah yang bisa dijadika sebaga panduan :

 

SURAT PEMINJAMAN GEDUNG PEMERINTAHAN

SURAT PEMINJAMAN GEDUNG PEMERINTAHAN

4. Surat Peminjaman Gedung Serba Guna

Gedung serba guna umumnya difungsikan untuk berbagai kegiatan bersifat resmi ataupun non resmi, sebagai contohnya adalah pernikahan, konser musik, bazaar dan lain lain. Meskipun memiliki dual fungsi, namun dalam peminjamannya tetap harus menggunakan surat peminjaman gedung serba guna sebagai dasarnya. Berikut adalah referensi surat peminjaman gedung serba guna yang bisa dipakai  :

SURAT PEMINJAMAN GEDUNG SERBA GUNA

SURAT PEMINJAMAN GEDUNG SERBA GUNA

5. Contoh Proposal Peminjaman Tempat Kegiatan

Selain surat peminjaman tempat diperlukan juga proposal sebagai dokumen pendamping untuk memperjelas detail dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Dibawah ini adalah contoh surat peminjaman beserta proposal peminjaman tempat kegiatan yang bisa dijadikan sebagai pedoman :

CONTOH SURAT PEMINJAMAN TEMPAT KEGIATAN

CONTOH SURAT PEMINJAMAN TEMPAT KEGIATAN

CONTOH PROPOSAL PEMINJAMAN TEMPAT KEGIATAN

CONTOH PROPOSAL PEMINJAMAN TEMPAT KEGIATAN

Pastikan selalu untuk mencari informasi terlebih dahulu terkait peminjaman tempat sebelum membuat surat peminjaman tempat dan juga proposalnya. Semoga informasi diatas bisa membantu dalam menulis surat peminjaman tempat.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.