Format Penulisan Berita Acara Serah Terima yang Benar dan Contohnya

Makalah.id – Dalam acara apapun yang berkaitan dengan suatu transaksi lebih aman menggunakan “berita acara” karena berita acara merupakan dokumen legalitas yang dijadikan sebagai sarana bukti atas transaksi atau kejadian tertentu. Pada dasarnya berita acara adalah sebuah dokumen dengan detail isi berupa catatan bahkan termasuk juga berita acara serah terima. Format penulisan berita acara ini berbeda dengan penulisan surat undangan resmi perusahaan.

Berita acara memiliki manfaat yang baik untuk kedua belah pihak, diantaranya :

  1. Mencegah kemungkinan terjadinya kecurangan dalam transaksi
  2. Mencegah kemungkinan munculnya minus didalam stock opname barang
  3. Menjadikan laporan stock berupa akuntabilitas dan transparansi

Selain itu berita acara juga mempunyai banyak varian yang dimiliki, seperti :

1. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan

Serah terima dalam suatu pekerjaan merupakan bagian wajib dari proses pekerjaan barang ataupun jasa. Proses ini dilaksanakan setelah selesainya jangka waktu pekerjaan dan juga waktu pemeliharaan. Adanya berita acara serah terima pekerjaan ini untuk memastikan pekerjaan yang dilaksanakan berjalan dengan efektif, efisien dan ekonomis sesuai dengan ikatan didalam perjanjian tersebut.

Serah terima pekerjaan tidak dilakukan  begitu saja, namun harus dilakukan dengan menggunakan dasar dasar Peraturan Perundang undangan Republik Indonesia yaitu :

  1. Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi
  2. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa (beserta perubahannya)

Serah terima pekerjaan terdiri dari dua hal yang berbeda, yaitu :

  1. Serah terima pekerjaan (PHO) yang dilakukan setelah selesainya masa pelaksanaan kontrak
  2. Serah terima akhir pekerjaan (FHO) yang dilakukan setelah selesainya masa pemeliharaan kontrak

Dibawah ini adalah contoh berita acara serah terima pekerjaan yang bisa dijadikan sebagai referensi :

BERITA ACARA SERAH TERIMA PEKERJAAN

BERITA ACARA SERAH TERIMA PEKERJAAN

2. Berita Acara Serah Terima Dokumen

Dalam penyerahan dokumen juga harus disertai dengan berita acara serah terima untuk meminimalisir juga adanya perselisihan yang kemungkinan bisa hadir di kemudian hari. Dibawah ini adalah contoh berita acara serah terima dokumen yang bisa dijadikan sebagai referensi :

  

BERITA ACARA SERAH TERIMA DOKUMEN

BERITA ACARA SERAH TERIMA DOKUMEN

3. Berita Acara Serah Terima Uang

Berita acara serah terima uang tak hanya berfungsi sebagai alat pembuktian saja namun juga bisa digunakan untuk memonitoring transparansi dana. Hal ini bisa meminimalisir adanya praktek praktek pungli ataupun korupsi dalam suatu proses transaksi tertentu. Contoh berita acara serah terima uang adalah sebagai berikut :

BERITA ACARA SERAH TERIMA UANG

BERITA ACARA SERAH TERIMA UANG

4. Berita Acara Serah Terima Jabatan

Berita acara serah terima jabatan pada bagian ini merupakan pembuktian secara formal adanya pelimpahan jabatan dari Pihak Pertama (sebagai yang menyerahkan) kepada Pihak Kedua (sebagai yang menerima) dengan detail berisi tugas, kewajiban, kewenangan dan juga tanggung jawab yang didokumentasikan dan diarsipkan.

Serah terima jabatan umumnya disebut dengan Sertijab dan pada teknis pelaksanaanya banyak terdapat variasi ceremonial yang terjadi. Sertijab bisa dilakukan didalam ataupun diluar ruangan (indoor atau outdoor). Masing masing variasi ceremonial tersebut mempunyai kelebihan dan juga kekurangannya. Sertijab didalam ruangan (indoor) memiliki potensi munculnya citra suasana khidmat yang jauh lebih besar dan lebih formal, namun memiliki kekurangan berupa daya tampung tempat yang terbatas.

Sedangkan sertijab diluar ruangan (out door) memiliki sifat lebih terbuka dan daya tampung lebih banyak orang, namun kelemahannya adalah faktor cuaca dan kondisi lapangan yang tidak bisa diprediksi, sehingga memungkinkan akan terjadi crowded dan kurang khidmat.

Dalam berita acara serah terima jabatan terdapat beberapa unsur yang diharuskan ada, diantaranya :

  1. Waktu dan juga tempat pelaksanaan sertijab
  2. Identitas yang menerangkan penyerahan jabatan yang disebut sebagai Pihak Pertama
  3. Identitas yang mnerangkan penerima jabatan yang disebut sebagai Pihak Kedua
  4. Detail dari pernyataan isi serah terima jabatan (biasa disebut juga dengan klausul)
  5. Objek yang menjadi diserah terimakan oleh Pihak Pertama ke pihak yang menerima yaitu Pihak Kedua berupa arsip, hak dan kewajiban, benda, tanggung jawab, dan lain lain)
  6. Dalam melakukan serah terima jabatan harus ada saksi

Unsur unsur diatas tidak akan mempengaruhi sah atau tidaknya proses serah terima jabatan karena masing masing mempunyai berbagai metode dan juga kriteria yang berbeda beda. Serah terima jabatan menjadi suatu bagian syarat formal dan juga sebagai tanda berakhirnya masa jabatan lama dan dimulainya jabatan baru didalam suatu organisasi. Biasanya sertijab ini digunakan sebagai acuan pengurus organisasi baru untuk mulai berkerja. Berikut contoh berita serah terima jabatan yang baik dan benar :

 

BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN

BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN

5. Berita Acara Serah Terima Barang Pengadaan

Berita acara serah terima barang pengadaan pada point ini termasuk dalam kategori penting karena berkaitan dengan pengadaan barang di suatu instansi. Dokumen ini diberikan pada saat terjadi proses penyerahan barang dari satu pihak ke pihak yang lainnya dengan memberikan tambahan tanda tangan didalamnya.

Apabila suatu hari nanti terjadi perselisihan diantara kedua belah pihak, dokumen tersebut bisa menjadi alat bukti penyerahan barang. Sekilas dokumen ini terlihat sederhana, namun jangan disepelekan karena bisa jadi muncul permasalahan dalam transaksi dikemudian hari dan satu satunya bukti adalah berita acara ini.

Selalu gunakan berita acara serah terima barang dalam proses transaksi pengadaan, jangan asal percaya secara lisan. Dibawah ini adalah contoh berita acara serah terima barang pengadaan yang bisa dijadikan sebagai referensi :

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG PENGADAAN

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG PENGADAAN

6. Berita Acara Serah Terima Barang Inventaris

Keberadaan berita acara ini untuk meminimalisir perselisihan yang kemungkinan hadir dikemudian hari dengan dokumen sebagai alat pembuktian. Berita acara ini berisi detail terkait inventarisasi barang termasuk spesifikasinya, cara pemeliharaan, biaya dan juga faktor resiko perbaikan atau penggantiannya. Contoh detail dari berita acara serah terima barang inventaris ada dibawah ini :

  

CONTOH BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG INVENTARIS

CONTOH BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG INVENTARIS

7. Contoh Berita Acara Serah Terima Dinas

Dalam semua instansi pemakaian berita acara serah terima untuk kedinasan sangat diperlukan karena sebagai landasan utama dalam berkinerja termasuk dalam audit pengadaan, keuangan, kinerja dan akuntabilitas. Dibawah ini adalah contoh berita acara serah terima dinas yang bisa dijadikan sebagai contoh format dalam penulisan :

CONTOH BERITA ACARA SERAH TERIMA DINAS

CONTOH BERITA ACARA SERAH TERIMA DINAS

Demikianlah contoh berita acara serah terima yang bisa dijadikan pedoman, namun tetap harus diperhatikan bahwa setiap perusahaan ataupun instansi mempunyai format yang berbeda beda. Apapun varian dari berita acara serah terima ini mempunyai sifat sebagai pengingat dalam melakukan transaksi sekaligus dapat membantu ketika terjadi masalah atau konflik yang erat kaitannya dengan penerimaan ataupun penyerahan suatu pekerjaan, barang ataupun jasa.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.