Contoh Surat Dinas Swasta dan Pemerintah yang Baik dan Benar

Contoh Surat Dinas Swasta dan Pemerintah yang Baik dan Benar – Surat dinas merupakan surat yang pemakaiannya diperuntukkan bagi kepentingan pekerjaan formal, baik swasta, sekolah ataupun pemerintah. Umumnya surat dinas dipergunakan sebagai bentuk kedinasan. Setiap organisasi membutuhkan surat dinas untuk memberikan perintah, instruksi, edaran, pengumuman, undangan, pemberitahuan atau hal hal lain yang berhubungan dengan aktivitas kelembagaan.

Dalam proses pembuatannya berbeda dengan pembuatan karya tulis ilmiah, surat dinas tidak dilakukan secara sembarangan namun dalam keadaan yang benar benar penting. Surat dinas merupakan pertanggung jawaban dari perusahaan atau instansi pembuat kepada tertuju terkait perihal yang ada didalam surat tersebut.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas sebenarnya mempunyai berbagai macam fungsi, diantaranya :

  1. Sebagai pedoman dalam suatu pekerjaan. Surat dinas ini dalam bentuk surat perintah, surat instruksi, surat pemberian izin ataupun surat pengambilan keputusan/kebijakan
  2. Sebagai alat pengingat yang terekam pada surat masuk ataupun surat keluar dan dijadikan sebagai arsip suatu organisasi
  3. Sebagai bukti sejarah dokumen tertulis dalam perkembangan ataupun kemunduran suatu lembaga, baik swasta ataupun pemerintah

Ciri Ciri Surat Dinas

Surat dinas memiliki ciri khas yang berbeda dengan surat surat yang lainnya. Dilihat dari struktur dan display secara umum sudah bisa langsung dibedakan mana yang surat umum dan surat dinas. Ciri ciri utamanya adalah sebagai berikut :

  1. Setiap surat dinas selalu ada kop surat yang berisi nama lembaga, organisasi, perusahaan ataupun instansi
  2. Selalu ada nomor surat yang tertulis
  3. Ada tulisan lampiran (lampiran ini bersifat optional, bisa ditulis jika memang dibutuhkan ataupun tidak ditulis)
  4. Format penulisan menggunakan bahasa resmi, bukan bahasa gaul ataupun bahasa romantis
  5. Wajib ada stempel instansi, lembaga, perusahaan ataupun organisasi

Syarat Surat Dinas

Dalam penulisan surat dinas, tidak semerta merta asal menulis saja, melainkan terdapat berbagai syarat dan ketentuan yang harus dilakukan. Syarat tersebut diantaranya :

  1. Format penulisan harus teratur dan disesuaikan dengan format yang telah ditetapkan
  2. Pada bagian isi surat ditulis tidak terlalu panjang dan harus langsung pada inti tujuan penulisan surat dinas
  3. Penggunaan bahasa resmi harus mengandung unsur kesopanan, mudah dibaca oleh pembaca dan sesuai dengan EYD
  4. Surat dinas yang dibuat harus merepresentasikan citra dari perusahaan, lembaga, organisasi ataupun instansi yang membuat surat tersebut

Deskripsi Surat Dinas

Didalam surat dinas terdapat banyak bagian bagian surat yang saling terkait dan terintegrasi. Bagian surat dinas tersebut adalah :

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Bagian ini adalah bagian paling atas dalam surat dinas ataupun surat resmi. Kop surat inilah yang membedakan antara surat yang bersifat formal dan non formal. Kop surat berisi logo, nama, alamat, no telp dan email perusahaan, instansi, organisasi ataupun lembaga.

2. Tanggal Surat

Point tanggal surat menerangkan nama tempat dan kapan surat dinas tersebut dibuat

3. Nomor

Bagian nomor berisi kode, nomor urutan surat yang dikeluarkan, identitas dalam bentuk inisial dari instansi, organisasi, lembaga ataupun perusahaan beserta tahun dibuatnya surat dinas

4. Lampiran

Lampiran merupakan lembaran tambahan yang turut serta dikirimkan bersama dengan surat dinas tersebut. Lampiran ini bisa berupa lembaran kertas, proposal ataupun dokumen.

5. Perihal atau hal

Point perihal berisi tentang isi pokok dari surat dinas tersebut

6. Alamat tujuan

Untuk bagian yang satu ini terdapat 2 cara dalam penulisannya dan diperuntukkan untuk perseorangan atau non perseorangan.

Apabila surat bersifat rahasia atau lebih dikenal dengan surat dinas rahasia, biasanya kata “kepada” tidak dituliskan didalam surat dinas tersebut, sebab telah dituliskan didalam amplopnya. Apabila surat dinas bersifat terbuka, maka harus memakai kata “kepada” kemudian dilanjutkan dengan menuliskan nama instansi, perusahaan, lembaga atau organisasi tertuju.

Jika surat dinas ditujukan kepada banyak orang, ataupun kepada orang tertentu, atau juga kepada suatu jabatan tertentu, maka harus menggunakan kata “Yth”, atau “Bapak” atau pula “Ibu”.

7. Salam pembuka

Penggunaan salam pembuka sangatlah penting, hal ini menunjukkan rasa hormat, sopan santun dan sikap tertulis pembuat surat dinas.

8. Isi surat dinas

Bagian ini harus sesuai dengan point perihal yang terletak diatas surat. Tulisan isi surat dinas berkarakter singkat, jelas, detail, rinci dan mudah dipahami oleh pembaca

9. Salam penutup

Salam penutup dipergunakan sebagai akhiran dari isi kalimat surat dinas

10. Nama dan tanda tangan

Penulisan nama terang (nama lengkap) beserta tanda tangan dari orang yang mengirimkan surat dinas merupakan perwakilan dari instansi, organisasi, lembaga ataupun perusahaan, sehingga sangat dibutuhkan perannya. Orang yang nama dan tanda tangannya tertera dalam surat dinas adalah orang yang bertanggung jawab penuh terhadap isi surat tersebut.

11. Tembusan

Point tembusan ini merupakan pemberian salinan kepada pihak pihak tertentu yang dirasa memang membutuhkan surat dinas yang dibuat. Tembusan ini bersifat optional, bisa digunakan ataupun tidak digunakan tergantung dari kebutuhan surat dinas tersebut.

12. Inisial

Penulisan inisial dipergunakan sebagai penanda ataupun tanda pengenal dari pengonsep surat dan pengetik surat yang ditulis dengan cara disingkat. Fungsi adanya inisial digunakan untuk menunjukan keaslian surat dinas yang memang dibuat oleh orang tertentu. Biasanya penulisan inisial ditulis dibagian kiri dibawah tembusan surat dan juga tidak semua orang dapat membaca inisial ini. Hanya orang yang dikirimi surat dinas ataupun orang yang bersangkutan dengan orang pembuat surat dinas tersebut. Tidak semua instansi, lembaga, perusahaan ataupun organisasi menggunakan point inisial ini.

Contoh Surat Dinas

Ada banyak sekali contoh surat dinas yang bisa digunakan sebagai pedoman dalam penulisan surat semacam ini. Sebagai referensinya adalah sebagai berikut :

1. Contoh Surat Dinas Perusahaan

Apapun perusahaannya selalu ada aktifitas administratif surat masuk dan keluar. Surat dinas perusahaan dipergunakan tidak hanya untuk merepresentasikan perusahaannya saja dalam bentuk undangan, pengumuman, pemberitahuan ataupun launching tetapi pada berbagai kegiatan yang dilakukan perusahaan tersebut oleh berbagai divisi yang ada. Surat dinas perusahaan juga menjadi parameter berkembang atau tidaknya perusahaan tersebut. Contoh surat dinas perusahaan adalah sebagai berikut :

Contoh Surat Dinas Perusahaan

Contoh Surat Dinas Perusahaan

2. Contoh Surat Dinas Sekolah

Setiap sekolah selalu membuat pemberitahuan terkait dengan kegiatan apapun yang akan dilakukan. Pemberitahuan ini biasanya dalam bentuk surat dinas sekolah yang dikirimkan kepada siswa, orang tua siswa ataupun instansi, perusahaan, lembaga dan organisasi yang terkait dengan kegiatan tersebut. Surat ini biasanya dibuat oleh guru, kemudian dilanjutkan ke kepala sekolah untuk mendapatkan tanda tangan sebagai wujud persetujuan atas terbitnya surat dinas sekolah. Sebagai contoh detail adalah surat dinas sekolah dibawah ini yang bisa jadi referensi dalam penulisan surat dinas sekolah.

Contoh Surat Dinas Sekolah

Contoh Surat Dinas Sekolah

3. Contoh Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas bagi pemerintah termasuk dalam kategori penting sekali karena untuk menentukan jalannya roda pemerintahan dan berkaitan langsung dengan pejabat yang bersangkutan. Pembuatan surat dinas jenis ini harus sangat teliti dan hati hati sekali. Surat dinas bertipe pemerintah digunakan sebagai media tertulis untuk mengkomunikasikan segala hal yang berkaitan dengan kedinasan, mulai dari pemberitahuan hingga pengumuman dan lain lain. Contoh surat dinas pemerintah yang bisa dijadikan rekomendasi adalah sebagai berikut :

Contoh Surat Dinas Pemerintah

Contoh Surat Dinas Pemerintah

4. Contoh Surat Dinas Swasta

Sektor swasta juga menggunakan surat kedinasan untuk melakukan aktifitasnya, mulai dari surat edaran hingga surat keterangan kerja. Contoh dibawah ini adalah surat dinas swasta.

Contoh Surat Dinas Swasta

Contoh Surat Dinas Swasta

5. Contoh Surat Dinas Undangan

Surat jenis ini digunakan untuk mengundang orang atau pihak tertentu agar menghadiri suatu acara tertentu. Umumnya isi dari surat ini menerangkan acara atau kegiatan tersebut, kapan, hari apa, dimana dan jam berapa. Beberapa surat seperti ini mencantumkan aturan tertentu, seperti dresscode. Contoh surat dinas undangan adalah seperti ini :

Contoh Surat Dinas Undangan

Contoh Surat Dinas Undangan

6. Contoh Surat Dinas Sekolah SMP

Sama halnya dengan surat dinas sekolah pada umumnya, surat dinas sekolah SMP juga terkait dengan aktivitas kegiatan sekolah tersebut, baik untuk internal sekolah ataupun eksternal sekolah. Biasanya surat ini juga karya dari seorang guru dan kepala sekolah sebagai penanggung jawab. Contoh surat dinas sekolah SMP dibawah ini bisa dijadikan referensi untuk penulisan surat dinas.

Contoh Surat Dinas Sekolah SMP

Contoh Surat Dinas Sekolah SMP

7. Contoh Surat Dinas Singkat

Surat dinas dengan topik ini lebih bersifat simpel, dimana langsung to the point tanpa menggunakan prolog yang terlalu banyak. Selain itu, jenis ini dinilai lebih efisien, jelas dan tepat sasaran. Berikut contoh surat dinas singkat yang dimaksud :

Contoh Surat Dinas Singkat

Contoh Surat Dinas Singkat

8. Kumpulan Contoh Surat Dinas

Ada banyak referensi surat dinas yang bisa dijadikan sebagai pedoman. Salah satunya adalah surat dinas dibawah ini :

Kumpulan Surat Dinas

Kumpulan Surat Dinas

Kumpulan Surat Dinass

Kumpulan Surat Dinass

Contoh contoh diatas bisa digunakan sebagai referensi atau pedoman penulisan surat dinas dalam rangka menunjang aktivitas yang dilakukan. Semoga ulasan diatas dapat memberikan manfaat yang berguna.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.